Der missverstandene Posteingang

Es ist nicht überraschend, dass E-Mails einen schlechten Ruf haben, denn sie galten lange als Produktivitätskiller Nummer eins in den Unternehmen – und das nicht ohne Grund. Volle E-Mail-Postfächer platzen täglich aus allen Nähten und führen auf persönlicher und auf der Unternehmensebene zu chaotischen Zuständen. Kurzum – E-Mail waren und sind ein Synonym für Arbeitsstress.

In meiner Zeit als IT-Freelancer habe ich täglich bis zu 150 E-Mails bekommen, und wenn Sie das für viel halten – beim CEO von Apple sind es bis zu 800 E-Mails pro Tag.

Mit dem technischen Fortschritt drängten nach und nach verschiedene Kollaborationsplattformen wie Slack und Microsoft Teams in die Arbeitswelt und sollten als Heilsbringer den E-Mail Stress beenden. Aber bekommen wir tatsächlich weniger E-Mails? Haben wir tatsächlich weniger Stress? Nun mit Sicherheit reduziert chatbasierte Kommunikation die Anzahl der internen E-Mails. Allerdings ist das ein zweischneidiges Schwert: aus 50 E-Mails sind 100 Chat-Nachrichten in verschiedenen Themenkanälen geworden. Ich habe mich gerade mit jemanden ausgetauscht, bei dem Telefonate, Telegram, Slack, Skype, E-Mails und WhatsApp zum Joballtag gehören!

Das Medium hat sich also geändert, aber der Information Overkill ist geblieben.
Aber wie sieht die Lösung aus?

Es ist unbestritten, dass Themenchats Vorteile für die interne Zusammenarbeit bringen, wenn ein paar Grundregeln eingehalten werden. Dazu gehört, dass jeder Chat nur ein Thema beinhalten darf, sonst wird es schnell unübersichtlich. Aufgaben haben in Chats nichts zu suchen. Diese können zwar aus der Chat-Kommunikation entstehen, müssen aber separat getrackt werden, da sie sonst, vorbei an allen Unternehmensprozessen, im täglichen Chat-Chaos untergehen.

Aber wie passen E-Mails da rein? Nun klar ist, dass E-Mail aus der Kundenkommunikation nicht wegzudenken ist. Microsoft unterscheidet die Inner Loop, als interne Kollaboration, von der Outer Loop, der Kundenkommunikation. Die Outer Loop findet in der Businesspraxis per E-Mail statt. Angebote werden per E-Mail verschickt, Kundenanfragen und Projektabsprachen landen im Postfach. Die Herausforderung in den Unternehmen besteht darin, die Inner Loop und den Outer Lopp effizient zu verknüpfen. Was macht man also, wenn per E-Mail ein ToDo für das Projektteam aufpoppt. Wie gesagt, haben Aufgaben nichts in den Themenchats zu suchen. Micrsoft Teams, das Slack soeben in der Anzahl der Nutzer überholt hat, bietet mit der Planner Integration eine prozessaffine Lösung, um Aufgaben auf Teamebene zu erfassen. Das ToDo wird also als Marketing-Planner-Aufgabe erstellt, mit einem Termin versehen und jemanden zugeordnet.

Im Rahmen der Abarbeitung wandert die Aufgaben übersichtlich durch die Status-Buckets. Nach der Abarbeitung im Inner Loop, geht es wieder in den Outer Loop – das Ergebnis wird per E-Mail versendet. Problematisch bleibt der Übergang zwischen den Medien. Die Informationszentrale Outlook ist, obwohl ein Microsoft Produkt, nur sehr rudimentär in Microsoft Teams integriert. Der externe E-Mail Kanal ist also kaum mit der internen Kollaboration verbunden, was wiederum zu Mehrarbeit und damit zu mehr Stress und Chaos führt.

Als erfahrener Anbieter für Outlook-Add-Ins hat sich yourMAIL genau dieses Problems angenommen. Mit yourMAIL lassen sich Teams, Channels und Planner übersichtlich in den täglichen E-Mail Prozess integrieren, so dass die Inner Loop und die Outer Loop effizient verbunden sind. Mit dem richtigen Tool werden E-Mails wieder zu einem Erfolgsfaktor. Projekte laufen vielfach effizienter und das im Rahmen der definierten Unternehmensprozesse.

Unter www.yourMAIL.eu  erfahren Sie mehr.

In der nächsten Woche vertiefen wir das Thema und zeigen, dass richtig angewendet, E-Mails immer noch einfachste und prozessfreundlichste Kommunikationskanal für Projekte und Teams sind.

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