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yourMAIL GmbH
Kurfürstendamm 159, 10709 Berlin, Deutschland
E-Mail: [email protected]
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der yourMAIL-Software ist die yourMAIL GmbH. Zur Bereitstellung unserer Dienste nutzt yourMAIL Microsoft als Auftragsverarbeiter im Rahmen der Microsoft 365-Infrastruktur, wie in Abschnitt 4 näher beschrieben.
Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten verarbeiten wir folgende Daten:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Das „Bereits abgelegt“-Feature dient der Optimierung der Zusammenarbeit und verhindert doppelte Antworten auf Kunden-E-Mails.
Wird eine E-Mail abgelegt, erzeugt die Software aus deren Metadaten (z. B. Absender, Betreff, Datum) einen pseudonymisierten Hash-Code. Wenn ein anderer Mitarbeiter dieselbe E-Mail öffnet, prüft die Software, ob diese bereits abgelegt wurde. Ist das der Fall, wird im Postfach eine Outlook-Kategorie „Teams“ gesetzt.
Wenn aus einer E-Mail eine Planner-Aufgabe erstellt wird, wird bei anderen Benutzern die Kategorie „Planner“ hinzugefügt.
Die Hash-Codes enthalten keine personenbezogenen Daten oder Inhalte und können nicht auf Personen zurückgeführt werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Effizienzsteigerung)
Alle Daten werden ausschließlich in der Microsoft-365-Infrastruktur (SharePoint) innerhalb der EU gespeichert. Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Microsoft DPA (inkl. SCC & DPF). Eine Übermittlung an sonstige Dritte findet nicht statt.
Daten werden nur solange gespeichert, wie sie zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald keine Pflichten mehr bestehen. Abrechnungsdaten werden bis zu zehn (10) Jahre aufbewahrt. Kundendaten im ERP-System werden auf „inaktiv“ gesetzt.
Nutzer haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gemäß DSGVO.
yourMAIL GmbH
Kurfürstendamm 159, 10709 Berlin, Germany
Email: [email protected]
yourMAIL GmbH is responsible for processing personal data related to the yourMAIL software. To provide its services, yourMAIL uses Microsoft as a data processor within the Microsoft 365 infrastructure, as detailed in Section 4.
We process:
Legal basis: Art. 6 (1)(b) GDPR (contract performance)
The “Already Filed” feature improves collaboration by preventing duplicate replies. When an email is filed, a pseudonymized hash is created from its metadata. If another user opens the same email, the system checks whether it has already been filed and assigns the Outlook category “Teams.”
If a user creates a Planner task, other users receive the category “Planner.” Hashes contain no personal data or content and cannot be traced back to individuals.
Legal basis: Art. 6 (1)(f) GDPR (legitimate interest)
All data is stored exclusively within Microsoft 365 (SharePoint, EU). Microsoft acts as a processor under the Microsoft DPA, SCCs, and DPF. No data is transferred to other third parties.
Data is stored only as long as necessary. After contract termination, personal data is deleted unless legally required. Accounting data is kept for up to ten (10) years. ERP records are marked as inactive.
Users have the right to access, rectify, delete, restrict, or object to processing under GDPR.
